So gut wie jeder, der in der Vergangenheit eine Reise organisiert hat, an der mehrere Personen teilnehmen, kennt das Problem: Es fällt vergleichsweise schwer, es wirklich allen recht zu machen. Die gute Nachricht ist jedoch, dass es jedoch nicht unmöglich ist, dafür zu sorgen, dass jeder auf seine Kosten kommt.
Wer vom vornherein sicherstellen möchte, dass mit der Organisation eines Gruppenurlaubs nach Berlin möglichst wenig Stress verbunden ist, kann gut beraten sein, sich eine Art To-Do-Liste zu erstellen. Hier ist es dann möglich, die einzelnen Punkte einfach abzuhaken. Die folgenden Abschnitte liefern einige Inspirationen darüber, welche Details im Zusammenhang mit einem bevorstehenden Ausflug in die deutsche Hauptstadt nicht ausgeklammert werden dürfen.
Tipp Nr. 1: Eine möglichst unkomplizierte Anfahrt
Selbstverständlich wäre es theoretisch möglich, jeden Teilnehmer der Reise einzeln anreisen zu lassen. Vor allem dann, wenn sich dann mehrere für das Auto als Transportmittel entscheiden, belastet dies jedoch die Umwelt mehr als es theoretisch nötig wäre. Weitaus praktischer und unkomplizierter ist es, gerade im Zusammenhang mit größeren Gruppen einen Bus zu mieten. Mittlerweile gibt es viele Unternehmen, die (von unterschiedlichen Standorten innerhalb Deutschlands) Berlin und andere Ziele anfahren.
Ein weiterer Vorteil: Wer sich für das Anmieten eines Busses entscheidet, kann die entsprechenden Randdaten, wie zum Beispiel Abfahrtsort und Abfahrtszeit, weitestgehend frei festlegen. Im Vergleich zu festen Buslinien genießen die Reisenden hier ein hohes Maß an Flexibilität.
Tipp Nr. 2: Wenige Organisatoren und feste Ansprechpartner
Grundsätzlich gilt, dass die Teilnehmenden einer Reisegruppe immer wissen sollten, an wen sie sich bei Fragen wenden müssen. Genau das gelingt in der Regel am besten, wenn von vornherein klar ist, wer sich um die Organisation der Anfahrt und des Aufenthalts kümmert.
Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass es sinnvoll ist, lieber einige wenige Personen zu beauftragen. Vor allem dann, wenn sich so gut wie jeder in die eigentliche Buchung einbringen kann, ist die Gefahr groß, dass Missverständnisse entstehen. Mit Hinblick auf eine möglichst unkomplizierte Vorbereitung gilt es selbstverständlich, dies zu vermeiden.
Tipp Nr. 3: Budget absprechen und von allen Reisenden absegnen lassen
Um sicherzustellen, dass am Ende jeder mit den Kosten, die im Rahmen der Reise anfallen, einverstanden ist, ist es sinnvoll, das Budget bereits im Vorfeld abzusprechen. Somit kann jeder vor der Buchung entscheiden, ob er dazu bereit ist, „Betrag X“ zu zahlen. Sollte sich in diesem Zusammenhang zeigen, dass es schwierig wird, sich auf eine bestimmte Summe zu einigen, bietet es sich an, gegebenenfalls zwei verschiedene Unterkünfte zu buchen.
Solange beide Reisegruppen dann zur selben Zeit in derselben Stadt sind, steht gemeinsamen Unternehmungen selbstverständlich nichts im Wege. Auf diese Weise kann letztendlich jeder für sich selbst entscheiden, wie luxuriös oder aufwendig der Aufenthalt in Berlin ausfallen soll.
Tipp Nr. 4: Brainstorming mit Tools erleichtern den Prozess
Viele Fragen rund um einen bevorstehenden Aufenthalt in Berlin lassen sich hervorragend mithilfe von Brainstormings klären. Typische Überlegungen, die in diesem Zusammenhang aktuell werden, sind unter anderem:
- Welche Ausflugsziele sollen auf der Agenda stehen?
- Wann sind welche Unternehmungen geplant?
- Auf wie viele Tage soll sich der gesamte Aufenthalt erstrecken?
Damit am Ende auch wirklich alles gerecht vonstattengeht, ist es wichtig, dass jeder Zugang zu den entsprechenden Abstimmungen hat und weiß, wie er seine Meinung kundtun kann. Glücklicherweise gibt es heutzutage etliche Tools, für die es keine aufwendige Installation braucht und die sich vollkommen unkompliziert von den mobilen Endgeräten bedienen lassen.
Tipp Nr. 5: Ausreichend Zeit für die Organisation einplanen
Die Organisation einer Reise innerhalb Deutschlands kann doch nicht so aufwendig sein!… Oder doch? Diejenigen, die sich in der Vergangenheit bereits mindestens einmal mit der Fülle an Sightseeing Highlights beschäftigt haben, wissen, wie schwer es ist, innerhalb kurzer Zeit möglichst viel zu sehen.
Um Stress bestmöglich vorzubeugen, bietet es sich daher an, möglichst früh mit der Planung zu starten und zudem einen mehr oder weniger großen Puffer einzuplanen. Wer möchte schon hektisch starten, wenn er stattdessen die Zeit vor der Abreise nutzen kann, um durchzuatmen und der Vorfreude Raum zu geben.
Fazit
Egal, ob allein oder in der Gruppe: Berlin gehört zu den Städten, die es definitiv wert sind, über mehrere Tage hinweg in Augenschein genommen zu werden. Dementsprechend wundert es nicht, warum so viele Menschen, die einmal hier waren, Lust auf weitere Aufenthalte haben.
Gerade diejenigen, die es lieben, in der Gruppe unterwegs zu sein und sich mit Hinblick auf Ausflugsziele und Co. immer wieder aufs Neue zu inspirieren, können gut beraten sein, auf eine akribische Planung zu setzen.
Denn: Berlin ist groß. Wer alles vor seiner Abreise bestmöglich organisiert, muss sich am Ende meist nicht darüber ärgern, seine „Must-See-Liste“ nicht abgearbeitet zu haben.
